07+ mẹo sử dụng Office 365 hiệu quả được MSO chia sẻ

[mso]

Muốn sử dụng Office 365 hiệu quả nhất, người dùng cần nắm được một số các mẹo cơ bản để áp dụng. Do đó, chúng tôi đã chuẩn bị một số những mẹo mà người dùng có thể tham khảo trong chính bài viết này.

Mẹo 1 - Office 355 OneDrive Business tự động lưu trữ thay đổi​

Khi sử dụng Office 365, người dùng chắc chắn không nên bỏ qua OneDrive Business một trong những nền tảng lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây cực kỳ an toàn của Microsoft. Khi sử dụng phần mềm này, người dùng có thể chỉnh sửa, chia sẻ, đề xuất các nội dung trong tài liệu tùy chỉnh. Đặc biệt, mọi sự thay đổi đều được hệ thống tự động thực hiện mà không cần người dùng thao tác thủ công.

Nếu người dùng đã từng mất dữ liệu vì trục trặc của thiết bị hoặc kết nối mạng chắc hẳn sẽ hiểu rõ khó khăn khi gặp phải vấn đề này. Tuy nhiên, với OneDrive mọi rắc rối đều được giải quyết nhanh chóng vì hệ thống luôn sẵn sàng lưu trữ dữ liệu ngay sau khi có sự thay đổi. Đây là một trong những mẹo sử dụng Office 365 cực kỳ hiệu quả mà người dùng không nên bỏ qua.

Mẹo 2 - Sử dụng linh hoạt phím tắt trong Office 365​

Chỉ với một tài khoản Office 365 bản quyền duy nhất, người dùng có thể sử dụng để đăng nhập với nhiều ứng dụng khác nhau. Các giao diện của từng ứng dụng có trong bộ giải pháp được đánh giá là tương tự như nhau và người dùng có thể dễ dàng trải nghiệm ngay cả với thành viên mới. Một mẹo nhỏ để người dùng sử dụng phần mềm này hiệu quả chính là dùng linh hoạt các phím tắt. Ví dụ, trên Word, Excel, PowerPoint… người dùng có thể nhấn các tổ hợp phím CTRL+S để lưu, CTRL+P để tiến hành in hoặc CTRL+D để khởi động phông chữ hoạt động trên phần mềm. Bằng cách này, việc sử dụng các phần mềm có trong bộ ứng dụng Office 365 sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, tiết kiệm được lượng lớn thời gian làm việc.

Mẹo 3 - Dùng tính năng Tell me trong Microsoft Word của Office 365​

Với người dùng Microsoft Office 365 đã lâu chắc chắn không còn cảm thấy xa lạ với công cụ Word. Tuy nhiên, khi nhắc đến tính năng Tell me có lẽ nhiều người không hề biết đến. Bởi lẽ, đây là một mẹo sử dụng phần mềm khá hiệu quả cho người dùng hiện nay. Với tính năng này, người dùng có thể lựa chọn style nội dung mong muốn, cắt ảnh bằng cách Crop nhanh chóng và chèn thêm bảng, nội dung hay bất cứ bố cục nào mong muốn. Các đề xuất này sẽ được đưa ra để đảm bảo mức độ phù hợp nhất đối với người dùng, do đó người dùng nên lưu thêm mẹo này để làm việc với Office 365 tốt hơn.

Mẹo 4 - Chia sẻ tài liệu trên Office 365 nhanh chóng​

Trên bất kỳ ứng dụng nào thuộc bộ Office 365, tại góc trên cùng bên phải lúc nào cũng xuất hiện một nút chia sẻ để người dùng có thể gửi tài liệu hoặc tệp tin đang xem cho bất cứ người nhận nào mong muốn. Sau khi nhấn chọn nút này, tiếp đến người dùng có thể nhập địa chỉ email để chuyển gửi hoặc thêm tên người nhận thuộc nội bộ doanh nghiệp. Đây chính là một trong những mẹo được sử dụng khá phổ biến để ứng dụng chia sẻ dữ liệu tới nhiều người dùng một cách nhanh chóng nhất. Ngoài ra, người dùng cũng có thể gửi tới người bên ngoài tổ chức nếu tài liệu được chủ sở hữu cấp phép truy cập.

Mẹo 5: Tìm kiếm và thay thế trong Office 365​

Trước đây, nếu người dùng muốn tìm kiếm hoặc thay thế bất cứ nội dung nào trong văn bản được tạo nên từ Office 365 sẽ phải thao tác một cách thủ công và rất mất thời gian. Tuy nhiên, cho đến thời điểm hiện tại người dùng sẽ không còn gặp phải vấn đề này vì tính năng tìm kiếm và thay thế đã được tích hợp sẵn chỉ cần người dùng nhấn tổ hợp CTRL+SHIFT+H hoặc mở hộp thoại Find & Replace. Khi đó, người dùng chỉ cần nhập vào ô Find nội dung hoặc từ ngữ muốn tìm kiếm, tiếp đến tại ô Replace nhận từ ngữ sẽ thay thế phù hợp nhất và nhấn OK để hệ thống xác nhận thay thế toàn bộ hoặc một phần. Với mẹo nhỏ này, người dùng có thể sử dụng Office 365 hiệu quả hơn bao giờ hết.

Mẹo 6: Sử dụng tính năng tự động sửa trong Office 365​

Ngoài những mẹo được chúng tôi gợi ý bên trên, khi sử dụng Office 365 người dùng cũng nên tham khảo thêm khả năng tự động chỉnh sửa. Khi đó, người dùng chỉ cần truy cập chế độ cài đặt trong Tools, tiếp đến click chọn Autocorrect Options. Tại đây, người dùng có thể loại bỏ bất cứ từ nào cảm thấy đang bị làm phiền hoặc những từ bị gõ sai, bên cạnh đó người dùng hãy bổ sung thêm các ký hiệu để thay thế.

Mẹo 7: Mở các tab tài liệu trên cửa sổ song song​

Trước đây, khi muốn sử dụng nhiều tab tài liệu cùng lúc người dùng chỉ có thể mở nhiều tab và đặt chúng cạnh nhau để tiện theo dõi. Tuy nhiên, hiện nay Office 365 đã có thêm tính năng Side by Side với khả năng cuộn đồng bộ hỗ trợ mở nhiều tab tài liệu song song trên cùng một cửa sổ nhất định. Khi đó, người dùng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và dễ dàng so sánh, chỉnh sửa tài liệu dễ dàng nhất.

Trên đây là một số mẹo hữu ích được chúng tôi tổng hợp để hỗ trợ người dùng sử dụng Office 365 một cách hiệu quả nhất. Nếu người dùng còn bất cứ câu hỏi nào cần được hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn.